Mittwoch, 8. September 2010
Datenschutzkonzept des Soldan Instituts für Anwaltmanagement
1. Vorbemerkung
Das vorliegende datenschutzrechtliche Konzept des Soldan Instituts für Anwaltmanagement e.V. regelt den Umgang mit Daten und Forschungsergebnissen im Rahmen von Forschungsprojekten. Soweit dies notwendig ist, wird diese grundlegende Konzeption durch speziell auf einzelne Projekte zugeschnittene datenschutzrechtliche Konzeptionen konkretisiert und ergänzt.
2. Besondere Aufgaben der Institutsleitung
2.1 Die Institutsleitung trägt die Verantwortung für einen ausreichenden Schutz der Daten. Zur Sicherung und Kontrolle der Einhaltung der Datenschutzvorschriften bestellt die Institutsleitung einen Datenschutzbeauftragten. Dessen ungeachtet haben die Projektleiter und Projektmitarbeiter eigenständig und eigenverantwortlich für einen ausreichenden Schutz der Daten in den einzelnen Projekten zu sorgen.
2.2 Die Institutsleitung ist verantwortlich für die Vergabe von Schlüsseln für Räumlichkeiten des Soldan Instituts für Anwaltmanagement e.V. sowie für die verschließbaren Schränke. Die Vergabe der Schlüssel erfolgt entsprechend dem Benutzungsbedürfnis. In einer Liste werden alle Schlüsselinhaber festgehalten. Die Berechtigung zum Schlüsselbesitz wird alle sechs Monate geprüft. Der Verlust von Schlüsseln ist unmittelbar der Institutsleitung mitzuteilen. Scheidet ein Schlüsselinhaber aus dem Institut aus, hat er unverzüglich alle Schlüssel zurückzugeben.
3. Projektmitarbeiter
3.1 Das Soldan Institut für Anwaltmanagement e.V. trägt dafür Sorge, dass die mit den einzelnen Teilen des gesamten Forschungsprozesses betrauten Mitarbeiter die zur Durchführung der spezifischen Aufgaben notwendigen Kenntnisse und Erfahrungen besitzen. Soweit projektspezifische sachliche oder methodische Kenntnisse erforderlich sind, werden diese den Projektmitarbeitern in projektbezogenen Schulungsmaßnahmen vermittelt.
3.2 Alle Projektmitarbeiter werden über die datenschutz- und standesrechtlichen Regelungen für die Sozialforschung informiert und zur Einhaltung dieser Regelungen verpflichtet. Jährlich werden die Mitarbeiter auf ihre Verpflichtung zur Einhaltung der Regelungen hingewiesen.
4. Umgang mit Erhebungsunterlagen
4.1 Erhebungsunterlagen werden in verschließbaren Schränken/Räumen projektbezogen aufbewahrt und ausschließlich zum Zwecke der elektronischen Datenerfassung oder zu Prüfungszwecken herausgenommen. Der Zugang zu den projektbezogen aufbewahrten Unterlagen ist lediglich autorisierten Mitarbeitern des jeweiligen Projektes gestattet.
4.2 Erhebungsunterlagen (z.B. Fragebögen, Erhebungsbögen, Codesheets etc.) werden zeitnah nach Eingang elektronisch weiterverarbeitet.
4.3 Um Fragen bezüglich der Durchführung einer Untersuchung sowie der Forschungserebnisse auch nach Abschluss der Untersuchung beantworten zu können, werden dafür relevante Erhebungsunterlagen über einen Mindestzeitraum von einem Jahr aufbewahrt (vgl. hierzu die Standards zur Qualitätssicherung des Arbeitskreises Deutscher Markt- und Sozialforschungsinstitute e.V.). Nur dem Projektleiter oder den Projektmitarbeitern ist der Zugriff auf die Erhebungsunterlagen erlaubt. Nach Ablauf der Aufbewahrungszeit werden die zu einem Projekt gehörigen Erhebungsunterlagen unter persönlicher Aufsicht des Projektleiters oder eines Projektmitarbeiters vernichtet.
5. Datenerfassung
5.1 Die Administration der Rechner obliegt der Institutsleitung und dem Datenschutzbeauftragten. Alle im institutseigenen Netzwerk vorhandenen Rechner sind mit einem Passwort geschützt. Der Zugang zu diesen Rechnern ist auschließlich Projektleitern und Projektmitarbeitern erlaubt.
5.2 Die Passwörter sind ausschließlich dem Projektleiter sowie den förmlich verpflichteten Projektmitarbeitern bekannt. Der Projektleiter erfasst schriftlich, welcher Mitarbeiter über welche Passwörter informiert ist.
5.3 Zur Sicherung elektronisch erfasster Daten werden diese mit einem speziellen Verschlüsselungsprogramm verschlüsselt und auf externe Datenträger gespeichert. Diese Daten sind nur mit den zugehörigen Passwörtern einsehbar. Die Passwörter sind ausschließlich dem Projektleiter sowie den förmlich verpflichteten Projektmitarbeitern bekannt. Von jedem Datensatz existiert immer nur eine Sicherungskopie.
5.4 Die Sicherungskopien werden in einem verschlossenen Schrank aufbewahrt.
5.5 Der Umgang mit den elektronisch erfassten Daten zu Analysezwecken ist ausschließlich dem Projektleiter und autorisierten Projektmitarbeitern gestattet.
6. Umgang mit personenbezogenen Daten
6.1 Personenbezogene Daten (Namen, Adressen, Kommunikationsverbindungen sowie alle Angaben die eine Zuordnung von Einzelpersonen zu untersuchungsbezogenen Daten ermöglichen) werden ausschließlich dann erhoben und oder auf Datenträger erfasst, wenn dies methodisch begründet ist.
6.2 Nach Eingang von Erhebungsunterlagen im Soldan Institut für Anwaltmanagement werden personenbezogene Daten und untersuchungsbezogene Daten voneinander getrennt aufbewahrt.
6.3 Auf Tonträgern werden grundsätzlich keine personenbezogenen Daten erfasst.
6.4 Personenbezogene Daten werden - ausgenommen Panelstudien (s. 6.7) - zum frühestmöglichen Zeitpunkt gelöscht bzw. vernichtet. Sie werden maximal drei Monate aufbewahrt.
6.5 Soweit personenbezogene Daten erhoben werden, werden diese unabhängig von den untersuchungsbezogenen Angaben elektronisch erfasst und gespeichert und mit einem speziellen Programm verschlüsselt. Die Verschlüsselung kann nur vom Datenschutzbeauftragten oder autorisierten Projektmitarbeitern aufgehoben werden. Die computergestützte Zusammenführung personenbezogener und untersuchungsbezogener Daten ist nicht möglich.
6.6 Soweit in einem Projekt personenbezogene Daten erhoben und weiterverarbeitet werden, ist der Umgang mit diesen Daten ausschließlich dem Projektleiter und den schriftlich dazu autorisierten Projektmitarbeitern gestattet. Eine Liste der Personen, die mit personenbezogenen Daten umgehen, wird dem Datenschutzbeauftragten schriftlich vorgelegt.
6.7 Werden Panelstudien durchgeführt (zeitlich versetzte Mehrfachbefragung eines identischen Personenkreises), erhält jeder Panelteilnehmer eine Kennziffer, über die die Zuordnung aus den verschiedenen Befragungswellen vorgenommen wird. Die personenbezogenen Daten der Teilnehmer werden gemäß 6.2 getrennt von den untersuchungsbezogenen Daten in verschlüsselter Form aufbewahrt. Die personenbezogenen Angaben werden in einer getrennten „Zuordnungsdatei“ gespeichert. Diese Datei wird zum frühestmöglichen Zeitpunkt auf einen externen Datenträger übertragen. Die Daten werden im gleichen Zug vom Rechner gelöscht. Die personenbezogenen Daten werden auf den externen Datenträgern verschlüsselt gespeichert. Der Zugangscode ist ausschließlich dem Projektleiter oder autorisierten Projektmitarbeitern bekannt. Der Datenträger wird in einem verschließbaren Schrank aufbewahrt und darf nur vom Projektleiter oder von autorisierten Projektmitarbeitern entnommen werden. Eine Löschung aller personenbezogener Daten erfolgt zum frühestmöglichen Zeitpunkt.
6.8 Dateien mit personenbezogenen Daten, die während der Bearbeitungsphase auf einem Rechner gespeichert sind, werden durch ein nur dem Projektleiter oder autorisierten Projektmitarbeiter bekanntes Passwort geschützt.
6.9 Der Projektleiter und die autorisierten Projektmitarbeiter sind für eine datenschutzgerechte Vernichtung nicht mehr benötigter Ausdrucke von personenbezogenen Daten sowie anderer nicht mehr benötigter personenbezogener Unterlagen verantwortlich.
6.10 Es erfolgt keine Veröffentlichung personenbezogener Daten. Ausnahmen sind nur dann zulässig, wenn eine Einwilligung des/der Betroffenen zur Veröffentlichung vorliegt.
7. Umgang mit Akten
7.1 Unmittelbar nach Eingang der Akten werden diese durch den Projektleiter oder einen der förmlich verpflichteten Projektmitarbeiter zur Aufbewahrung in einen verschließbaren Schrank im Archivraum gegeben. Die Akten werden projektbezogen in die Schränke einsortiert.
7.2 Der Archivraum sowie die Aktenschränke sind (außer zur Ausgabe oder Hineinnahme von Akten) stets verschlossen. Die Schlüssel werden vom Projektleiter oder einem der förmlich verpflichteten Projektmitarbeiter verwahrt.
7.3 Der Umgang mit Akten ist ausschließlich auf Mitarbeiter beschränkt, die auf das Datengeheimnis verpflichtet wurden. Jedem Projektmitarbeiter ist es ausschließlich erlaubt, Akten für das Projekt, in dem er tätig ist, zu entnehmen.
7.4 Es wird immer nur die Anzahl von Akten dem Aufbewahrungsschrank entnommen, die in einem Analyseschritt bearbeitet werden kann. Es ist untersagt, Material unbeaufsichtigt in den Arbeitsräumen liegen zu lassen.
7.5 Unmittelbar nach Abschluss der Bearbeitung werden die entnommenen Akten durch den Projektleiter oder einen der förmlich verpflichteten Projektmitarbeiter wieder an ihren Platz im verschließbaren Schrank gelegt und verschlossen.
7.6 Jede Entnahme und jede Hineingabe von Akten in den dafür vorgesehenen Schrank wird in einer Liste verzeichnet. Eingetragen werden das Datum der Entnahme bzw. Hineingabe, die genaue Bezeichnung der entnommenen bzw. hineingegebenen Akte(n) sowie der Name des Projektmitarbeiters, der die Akten entnimmt bzw. hineingibt.
8. Sicherung der Untersuchungsergebnisse
8.1 Die Untersuchungsergebnisse stehen, wenn nichts anderes vereinbart wurde, nur dem jeweiligen Auftraggeber zur Verfügung. Sie dürfen vom Soldan Institut für Anwaltmanagement e.V. Dritten nicht zugänglich gemacht werden.
8.2 Das Institut trägt dafür Sorge, dass die Untersuchungsergebnisse und der Bericht während ihrer Aufbewahrung im Institut durch geeignete Maßnahmen vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind.
8.3 Alle Informationen, die das Institut vom Auftraggeber bei der Durchführung einer Untersuchung erhält, werden streng vertraulich behandelt. Sie werden Dritten nicht zugänglich gemacht.
9. Schlussvorschriften
Das datenschutzrechtliche Konzept wird sämtlichen Projektmitarbeitern vor Beginn eines Projektes zur Unterschrift vorgelegt.
